Een factuur komt binnen in de mailbox. Het systeem kan die herkennen, uitlezen en klaarzetten voor beoordeling. In dat stadium wordt nog niets geboekt. Een verplichte goedkeuring vóór het uitlezen voegt dan vooral een handeling toe.
De belangrijke controle zit bij het boekingsvoorstel. Daar beoordeelt een mens het document, de voorgestelde verwerking en eventuele afwijkingen. De goedkeuring hoort bij de stap die de administratie daadwerkelijk verandert.
Herkomst kan daarbij net zo relevant zijn als inhoud. Een factuur kan er geloofwaardig uitzien, terwijl het afzenderadres afwijkt. Dat signaal moet bij de reviewer terechtkomen, voordat er iets wordt geboekt.
Deze manier van kijken komt uit de controlpraktijk: welk risico bestaat hier, welke maatregel ondervangt het en welk bewijs blijft ervan over? Pas daarna volgt de software. Zo krijgt elke menselijke handeling een duidelijke reden.
Zet de menselijke beslissing waar zij de uitkomst kan veranderen.
Van inzicht naar toepassing