Neem een bedrijfsmiddel. De aankoopfactuur legt vast wat er is gekocht. De betaling hoort bij die factuur. Afschrijvingen horen bij hetzelfde activum. En wanneer het wordt verkocht, hoort ook de verkoopfactuur bij die keten.
Wanneer je die relaties expliciet vastlegt, hoeft de administratie het verhaal niet telkens opnieuw te reconstrueren. De boekwaarde en de desinvestering kunnen uit dezelfde samenhang worden berekend. Een koppeling draagt dan informatie die anders als handmatige invoer terugkomt.
Dat is een uitgangspunt onder het eigen boekhoudsysteem. Brondocumenten en gestructureerde vastleggingen blijven bij elkaar. Een uitkomst moet terug te volgen zijn naar het document en de regels die eraan ten grondslag liggen.
De ontwerpvraag wordt daardoor groter dan: kan deze handeling automatisch? Je vraagt welke informatie al bestaat, waar die thuishoort en welke uitkomsten je daar verantwoord uit kunt afleiden. Daar begint de vereenvoudiging.
Leg een feit één keer goed vast. Ontwerp vervolgens de samenhang.
Van inzicht naar toepassing